Le casse-tête de la mise en place d’un annuaire partagé
Un problème qui n’est pas seulement technique mais aussi humain
Toutes les associations ou presque ont besoin de gérer un annuaire : fichier des adhérents, contacts, bailleurs, participants à une rencontre, les occasions où il est nécessaire de ternir une liste à jour d’informations sur des personnes ou des organismes sont nombreuses. La solution la plus simple et qui vient la plus naturellement est celle du tableur (Excel ou le classeur OpenOffice). Il est vrai qu’il possède une souplesse bien commode : vous avez besoin de préciser à quelle tranche d’âge appartiennent les enfants que vous accueillez dans votre centre ? en quelques clics, vous créer une liste de saisie dans la colonne X et vous pourrez faire tous les filtres et les tris que vous voulez. Par ailleurs, les tableurs sont de plus en plus sophistiqués et proposent de nombreux traitements différents (le publipostage par exemple). Bref, tant qu’une personne est seule à gérer un annuaire, il y a peu de raisons de se passer d’un outil comme le tableur.
Les choses se compliquent lorsqu’une annuaire est partagé. D’une part, toutes les personnes qui saisissent des données n’ont pas forcément la même rigueur que le gestionnaire principal et c’est là que la souplesse du tableur peut se révéler dangereuse (données décalées dans les colonnes, mauvaises valeurs, multiplication des doublons, etc.). D’autre part, le travail sur un même fichier n’est jamais très sûr, encore plus lorsqu’il est mise à jour par courriel : les versions se multiplient et on ne sait plus quelle est la dernière mise à jour.
Le passage à une base de données semble s’imposer si veut introduire un peu plus de rigueur dans la saisie. Ce passage à une base de données n’est pas s’en poser de problèmes . Premièrement, la gestion d’une base de données demande plus de compétences techniques que l’utilisation d’un tableur. Deuxièmement, les outils d’annuaire existants sont souvent insuffisants, il faut mieux les adapter, au pire créer sa propre base. Troisièmement, la rigueur imposée par une base de données est souvent pesante et fait regretter la souplesse du tableur.
Cependant, la gestion d’un annuaire partagé est davantage un problème humain qu’un problème technique. En effet, les données d’un annuaire ont ceci de particulier qu’elles nécessitent d’être mises à jour beaucoup plus souvent que la plupart des autres données. Des fiches d’expérience,par exemple, sont rarement mises à jour, une fois rédigées, les seules corrections sont des fautes d’orthographe ou des questions de forme. Les données d’un annuaire sont en revanche très fluctuantes : c’est en gérant un annuaire que l’on se rend compte que les gens déménagent ou changent d’emploi souvent. La palme revient aux adresses de courriel dont la facilité de création a pour corollaire une obsolescence rapide.
Or des données d’annuaire fausses perdent tout leur intérêt. Une fiche d’expérience remplie de fautes reste lisible, une adresse erronée polluera votre publipostage. Et si les erreurs d’adresse sont trop fréquentes, la suspicion des utilisateurs s’étendra à la base entière et ils ne s’en serviront plus.
La mise en place d’un annuaire partagé est également confronté à la convivialité des outils individuels, on passe ici aux logiciels de courriel comme Thunderbird. Ces logiciels proposent des fonctions très pratiques comme le recueil des adresses avec complément automatique, multiplication des carnets d’adresse, etc. Cette convialité pose deux problèmes : l’utilisateur se servira peu de l’annuaire partagé si l’interface est un tant soit peu compliquée et, corollaire du précédent, il ne prendra pas le réflexe de renseigner dans l’annuaire partagé les courriels signalé par les fameux failure notice.
Certes, des solutions existent comme les serveurs LDAP, mais de mon point de vue, elles me semblent encore réservées au monde de l’entreprise, en tout cas dans des contextes où un pouvoir coercitif permet d’imposer une rigueur de saisie à tous. Je souhaite vivement que des expériences d’annuaire partagé dans le monde associatif infirment mon propos. En attendant, le partage des données annuaires (dans le respect de la loi Informatique et Libertés, bien sûr), me semble un enjeu assez important pour qu’on s’y attarde.
Vincent Calame